Arbeitszeiterfassung: was Arbeitgeber erfassen müssen und wie es einfach bleibt
Seit einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022 müssen Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Viele kleine Betriebe setzen trotzdem auf Vertrauen oder Papierlisten. Hier steht, was gilt, wo die Regeln strenger sind, vor allem in der Gastronomie, und wie die Erfassung ohne zusätzliche Bürokratie gelingt.
Die allgemeine Pflicht
Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 entschieden (1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber auf Grundlage des Arbeitsschutzgesetzes ein System einführen müssen, das Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfasst. Die Form ist nicht vorgeschrieben, und die Aufzeichnung kann an die Beschäftigten delegiert werden, die Verantwortung bleibt aber beim Arbeitgeber. Ein Gesetz, das die Einzelheiten regelt, wird seit Längerem diskutiert; prüfen Sie den aktuellen Stand.
Strengere Regeln für Gastronomie und Minijobs
Nach dem Mindestlohngesetz müssen Arbeitgeber von Minijobbern und Arbeitgeber bestimmter Branchen, darunter das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung aufzeichnen und mindestens zwei Jahre aufbewahren (§ 17 MiLoG). Der Mindestlohn beträgt 2026 13,90 € pro Stunde. Arbeitszeit über acht Stunden am Tag ist zusätzlich aufzuzeichnen (§ 16 ArbZG).
Was erfasst werden sollte
Eine praxistaugliche Aufzeichnung umfasst:
- Beginn und Ende der Arbeit sowie Pausen.
- Gesamte Arbeitszeit pro Tag.
- Überstunden und deren Ausgleich.
- Korrekturen, mit Angabe, wer was warum geändert hat.
Einfache digitale Erfassung
Eine Zeiterfassungs-App auf dem Smartphone oder ein Terminal am Eingang ersetzt Papierlisten, berechnet Überstunden und exportiert die Daten für die Lohnabrechnung. Im Restaurant zeigt die Verknüpfung mit dem Dienstplan sofort, wo geplante und tatsächliche Stunden auseinanderliegen. Wählen Sie ein Werkzeug mit Auftragsverarbeitungsvertrag; gibt es einen Betriebsrat, hat er bei der Einführung ein Mitbestimmungsrecht.
Kosten und nächste Schritte
Zeiterfassungs-Apps kosten wenige Euro pro Mitarbeiter und Monat. Die Arbeit steckt in der Einrichtung: Regeln für Pausen und Korrekturen sowie die Anbindung an Lohnabrechnung und Dienstplan. Wir verbinden Zeiterfassung, Dienstplanung und Lohnexport; nennen Sie uns Ihre Werkzeuge und Teamgröße, und Sie erhalten einen Festpreis.
Häufige Fragen
- Gibt es Vertrauensarbeitszeit noch?
- Ja. Beschäftigte können ihre Zeit weiter selbst einteilen, die geleistete Arbeitszeit muss aber erfasst werden.
- Müssen Führungskräfte ihre Zeit erfassen?
- Leitende Angestellte im Sinne des Arbeitszeitgesetzes sind weitgehend ausgenommen. Für alle anderen gilt die Pflicht.
- Reicht eine Excel-Tabelle?
- Die Form ist offen, die Aufzeichnung muss aber vollständig, verlässlich und verfügbar sein. Apps erleichtern das und senken Fehler in der Lohnabrechnung.
Quellen
Nennen Sie uns Teamgröße, Dienstplanung und Lohnsoftware. Wir binden die Zeiterfassung so an, dass Aufzeichnungen und Abrechnung übereinstimmen.
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