Dienstplan in Gastronomie und Hotel digital: Arbeitszeit erfassen, Ruhezeiten einhalten, Schichten tauschen
Dienstpläne als Excel-Datei oder Aushang, Schichttausch per WhatsApp, Stundenzettel am Monatsende: In Gastronomie und Hotellerie kostet die Personalplanung viel Zeit und ist fehleranfällig. Gleichzeitig gelten hier strengere Aufzeichnungspflichten als in vielen anderen Branchen. Ein digitales System plant, erfasst und rechnet ab, ohne dass jemand Zettel abtippt.
Welche Pflichten gelten
Ein Dienstplan muss diese Regeln einhalten, und die tatsächlichen Zeiten müssen erfasst werden:
- Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe gehört zu den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Deshalb müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nach § 17 Mindestlohngesetz spätestens am siebten Tag danach aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
- Pausen nach dem Arbeitszeitgesetz: mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden.
- Ruhezeit von elf Stunden zwischen zwei Schichten; im Gastgewerbe darf sie um eine Stunde kürzer sein, wenn sie innerhalb eines Monats oder von vier Wochen durch eine Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird.
- Höchstens zehn Stunden pro Tag, im Durchschnitt acht.
Was ein digitales System leistet
Gute Systeme warnen schon beim Planen, wenn Ruhezeiten oder Höchstarbeitszeiten verletzt würden. Mitarbeitende sehen ihren Plan in der App, tragen Verfügbarkeiten ein und tauschen Schichten mit Freigabe der Leitung. Die Zeiterfassung läuft per App oder Terminal, Abweichungen vom Plan fallen sofort auf, und am Monatsende gehen die Stunden mit Zuschlägen an die Lohnabrechnung, etwa als DATEV-Export.
Datenschutz und Mitbestimmung
Erfasst werden sollten nur die Daten, die für Planung und Abrechnung nötig sind; Standortverfolgung ist für die Zeiterfassung in der Regel nicht erforderlich. Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei technischen Systemen, die Verhalten oder Leistung überwachen können, ein Mitbestimmungsrecht. Beziehen Sie ihn früh ein.
Kosten und Einführung
Dienstplan-Apps kosten meist einen Betrag pro Mitarbeitendem und Monat. Planen Sie einen Testmonat parallel zum alten Plan ein und schulen Sie Schichtleitungen zuerst. Wir helfen bei der Auswahl und verbinden das System mit Kasse und Lohnbuchhaltung; die Anbindung beginnt bei 600 €.
Häufige Fragen
- Reicht ein Excel-Dienstplan?
- Für die Planung ja. Die tatsächlichen Arbeitszeiten müssen aber zusätzlich aufgezeichnet werden, und Excel warnt nicht bei Verstößen gegen Ruhezeiten.
- Gilt die Aufzeichnungspflicht auch für Minijobber?
- Ja. Für geringfügig Beschäftigte gilt sie in allen Branchen, im Gastgewerbe ohnehin für alle Beschäftigten bis zu bestimmten Gehaltsgrenzen.
- Dürfen Mitarbeitende ihre Zeiten selbst erfassen?
- Ja, die Verantwortung für korrekte Aufzeichnungen bleibt aber beim Arbeitgeber.
Quellen
Nennen Sie uns Teamgröße, Standorte und Ihre Kasse. Wir schlagen ein Dienstplan-System vor und verbinden es mit Ihrer Lohnabrechnung.
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