DATEV-Schnittstelle automatisieren: Belege und Buchungsdaten ohne Abtippen übergeben
In vielen kleinen Unternehmen landen Rechnungen per E-Mail, werden ausgedruckt, eingescannt und am Monatsende in einem Ordner an den Steuerberater geschickt. Das kostet Stunden und produziert Rückfragen. Fast jede Kanzlei arbeitet mit DATEV, und DATEV bietet offizielle Wege, Belege und Buchungsdaten automatisch zu übergeben. Dieser Artikel zeigt, welche das sind und wie Sie sie mit Ihren Systemen verbinden.
Die offiziellen Wege in DATEV
DATEV-Partnerprogramme nutzen dafür im Wesentlichen drei Wege:
- Belegbilderservice: Digitale Belege wie Rechnungen und Quittungen gehen aus Ihrem Programm direkt in DATEV Unternehmen online, wo die Kanzlei sie verarbeitet.
- Buchungsdatenservice: Strukturierte Buchungsdaten mit den passenden Belegen gehen als Buchungsvorschläge in die DATEV-Buchhaltung.
- Export im DATEV-Format: Eine Datei mit Buchungsstapeln, die die Kanzlei importiert; einfacher, aber mit manuellem Schritt.
Wichtig für 2026: Der Rechnungsdatenservice 2.0 wird nach Angaben von DATEV-Partnern Ende 2026 eingestellt; als Nachfolger dient der Buchungsdatenservice. Wer heute eine Anbindung plant, sollte direkt auf die aktuellen Dienste setzen.
Typische Automatisierungen
Was sich in der Praxis am meisten lohnt:
- Rechnungen aus dem E-Mail-Postfach automatisch erkennen und an DATEV Unternehmen online übergeben.
- Ausgangsrechnungen aus Shop, Kassensystem oder Rechnungsprogramm mit Buchungsdaten übertragen.
- Zahlungen aus Zahlungsanbietern wie Stripe oder PayPal mit den richtigen Belegen verknüpfen.
- Fehlende Belege automatisch beim zuständigen Mitarbeiter anfordern.
GoBD und E-Rechnung
Belege müssen nach den GoBD unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden; Buchungsbelege acht Jahre. Seit dem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 reicht es bei E-Rechnungen grundsätzlich, den strukturierten Teil aufzubewahren, solange der Bildteil keine zusätzlichen steuerlich relevanten Angaben enthält. Halten Sie den Ablauf in einer Verfahrensdokumentation fest, vor allem wenn sich Belegfluss und Archivierung durch die Automatisierung ändern.
Mit der Kanzlei abstimmen und Kosten
Stimmen Sie vor dem Start mit Ihrer Steuerkanzlei ab, welche Dienste sie nutzt, wer die Buchungsvorschläge prüft und wie Kontierungen festgelegt werden. DATEV prüft bei Partnerschnittstellen, dass Daten technisch importierbar sind, nicht ihre fachliche Richtigkeit; die Prüfung bleibt bei Ihnen und der Kanzlei.
Wir verbinden Ihre Systeme über DATEV-Partnerlösungen oder Automatisierungswerkzeuge wie n8n mit DATEV. Eine solche Anbindung beginnt bei uns bei 600 €.
Häufige Fragen
- Kann ich direkt in DATEV buchen?
- Als Unternehmen arbeiten Sie meist mit DATEV Unternehmen online; die Buchhaltung selbst macht in der Regel die Kanzlei. Automatisiert wird die Übergabe von Belegen und Daten dorthin.
- Brauche ich ein DATEV-zertifiziertes Programm?
- Für die offiziellen Dienste brauchen Sie ein Programm, das als DATEV-Partner die Schnittstelle anbietet. Viele Rechnungs-, Shop- und Belegprogramme haben diese Anbindung bereits.
- Was ist mit E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format?
- Sie sind maschinenlesbar und lassen sich ohne Texterkennung verarbeiten. Ihr Programm sollte sie empfangen, prüfen und mit den strukturierten Daten an DATEV übergeben.
Quellen
Nennen Sie uns Ihre Rechnungs-, Shop- und Kassensysteme und wie Belege heute zur Kanzlei kommen. Wir zeigen, was sich automatisieren lässt, und nennen den Aufwand.
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