Kassensystem und Online-Bestellungen verbinden: TSE, Belegpflicht und Schnittstellen
Viele Restaurants nehmen Bestellungen über Website, Plattformen und Telefon an und tippen sie dann in die Kasse ab. Das kostet Zeit, führt zu Fehlern und macht die Abrechnung unübersichtlich. Werden Kasse und Online-Bestellung verbunden, landen Bestellungen direkt auf dem Küchenbon und in der Tagesabrechnung. Dieser Artikel zeigt, was dabei technisch und steuerlich gilt.
Was die Kasse rechtlich können muss
Wer Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss es nach § 146a AO durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) schützen und jedem Kunden einen Beleg ausstellen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen elektronische Kassen außerdem dem Finanzamt über ELSTER gemeldet werden; neu angeschaffte Kassen innerhalb eines Monats, außer Betrieb genommene ebenso.
Online im Voraus bezahlte Bestellungen laufen über den Zahlungsanbieter. Wird eine Online-Bestellung bei Abholung an der Kasse bezahlt, wird sie wie jeder andere Verkauf über die Kasse mit TSE erfasst, und der Gast bekommt einen Beleg. Klären Sie die Behandlung mit Ihrer Steuerkanzlei.
Was eine gute Verbindung leistet
Prüfen Sie Kassensysteme und Bestellanbieter an diesen Punkten:
- Bestellungen von Website und Plattformen erscheinen automatisch in der Kasse und auf dem Küchenbon.
- Speisekarte und Preise werden an einer Stelle gepflegt und an alle Kanäle verteilt.
- Ausverkaufte Gerichte werden online sofort gesperrt.
- Tagesabschluss und Umsätze nach Kanal sind getrennt auswertbar.
- Umsätze gehen automatisch an die Buchhaltung, etwa an DATEV.
Schnittstellen prüfen, bevor Sie wechseln
Viele moderne Kassensysteme bieten Schnittstellen für Online-Bestellungen und Lieferplattformen, manche nur für ausgewählte Partner. Fragen Sie vor einem Wechsel nach der Liste der Integrationen, nach Kosten pro Kanal und ob es eine offene API gibt. Fehlt eine direkte Anbindung, lässt sich oft eine Brücke über eine Automatisierungsplattform bauen.
Einführung und Kosten
Testen Sie die Verbindung mit Probebestellungen aus jedem Kanal, inklusive Storno, Sonderwünschen und Barzahlung bei Abholung, bevor Sie live gehen. Wir prüfen Ihre Kasse und Ihr Bestellsystem, verbinden sie und richten die Übergabe an die Buchhaltung ein; die Anbindung beginnt bei 600 €.
Häufige Fragen
- Muss mein Online-Shop eine TSE haben?
- Die TSE-Pflicht betrifft elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion. Online bezahlte Bestellungen laufen über den Zahlungsanbieter; Barzahlungen bei Abholung über die Kasse. Klären Sie Details mit Ihrer Steuerkanzlei.
- Wie melde ich meine Kasse beim Finanzamt?
- Über das ELSTER-Formular zur Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO, per Upload in Mein ELSTER oder direkt aus geeigneter Software.
- Kann ich meine bestehende Kasse behalten?
- Oft ja, wenn sie eine Schnittstelle bietet. Wir prüfen das, bevor Sie über einen Wechsel nachdenken.
Quellen
Nennen Sie uns Ihr Kassensystem und Ihre Bestellkanäle. Wir prüfen, wie sie sich verbinden lassen, und nennen den Aufwand.
Kasse und Bestellungen verbinden