Gutscheine online verkaufen für Restaurant und Hotel: Ablauf, Umsatzsteuer und Gültigkeit
Gutscheine werden oft spontan gekauft: abends vor einem Geburtstag, am Wochenende vor Weihnachten, wenn Ihr Betrieb geschlossen ist oder niemand ans Telefon geht. Ein Online-Verkauf mit sofortigem Versand als PDF fängt diese Käufe ab. Das Geld ist da, bevor der Gast kommt, und viele Beschenkte waren noch nie bei Ihnen. Dieser Artikel zeigt Umsetzung, Umsatzsteuer und Gültigkeit.
Drei Wege zum Online-Verkauf
Je nach Größe und vorhandener Technik gibt es drei Varianten:
- Ein Gutschein-Anbieter, der auf der Website eingebunden wird, mit Monatsgebühr oder Provision pro Verkauf.
- Ein Gutscheinmodul im Kassensystem oder in der Hotelsoftware, dann ist die Einlösung direkt verbunden.
- Ein kleiner eigener Shop, wenn Sie außerdem Produkte wie Saucen, Wein oder Kochkurse verkaufen.
Wert- oder Leistungsgutschein, Code und Einlösung
Wertgutscheine über einen Betrag sind flexibel und einfach abzurechnen. Leistungsgutscheine wie „Menü für zwei“ oder „Wochenende mit Frühstück“ verkaufen sich emotionaler, binden aber an Preise, die sich ändern können. Jeder Gutschein braucht einen eindeutigen Code, und an der Kasse oder Rezeption muss sichtbar sein, ob er gültig ist und welcher Restwert bleibt. Sonst wird ein ausgedruckter Gutschein mehrfach eingelöst.
Umsatzsteuer seit 2026
Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen in der Gastronomie dauerhaft 7 % Umsatzsteuer, für Getränke weiter 19 %. Ein Gutschein, der für Speisen und Getränke eingelöst werden kann, ist deshalb ein Mehrzweckgutschein: Beim Verkauf fällt noch keine Umsatzsteuer an, sondern erst bei der Einlösung, aufgeteilt nach dem, was der Gast tatsächlich verzehrt. Bis Ende 2025 ausgegebene Gutscheine wurden in der Regel schon beim Verkauf mit 19 % versteuert.
Bei Hotels ist es ähnlich, weil Übernachtung und andere Leistungen unterschiedlich besteuert werden. Ihr System muss Verkauf und Einlösung deshalb getrennt erfassen. Klären Sie die Behandlung mit Ihrer Steuerkanzlei.
Gültigkeit und Kosten
Ohne Datum auf dem Gutschein gilt die regelmäßige Verjährung von drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem er gekauft wurde. Deutlich kürzere Fristen in den Bedingungen, etwa ein Jahr, haben Gerichte mehrfach für unwirksam gehalten. Die Einbindung eines Gutscheinsystems in Website und Kasse mit Übergabe an die Buchhaltung beginnt bei uns bei 600 €.
Häufige Fragen
- Brauche ich dafür einen Online-Shop?
- Nein. Für reine Gutscheine reicht meist ein Anbieter, der in die Website eingebunden wird. Ein eigener Shop lohnt sich erst mit weiteren Produkten.
- Darf ich Gutscheine auf ein Jahr befristen?
- Das ist riskant. Gerichte haben so kurze Fristen in den Bedingungen mehrfach gekippt. Mit drei Jahren oder ohne Befristung sind Sie auf der sicheren Seite.
- Was ist mit Gutscheinen aus 2025?
- Die wurden meist schon beim Verkauf mit 19 % versteuert. Bei der Einlösung fällt dann keine Umsatzsteuer mehr an. Ihre Kasse sollte alte und neue Gutscheine unterscheiden können.
Quellen
Nennen Sie uns Ihre Website, Ihr Kassensystem oder Ihre Hotelsoftware. Wir schlagen das passende Gutscheinsystem vor und binden es ein.
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