Offene Rechnungen eintreiben: Mahnprozess und Automatisierung für kleine Unternehmen
Offene Rechnungen kosten mehr als Zinsen. Das Nachfassen kostet Zeit, belastet Kundenbeziehungen und kann ein kleines Unternehmen in einen Liquiditätsengpass bringen. Ein fester, am besten automatisierter Ablauf macht aus dem unangenehmen Nachhaken eine Routine. Dieser Leitfaden beschreibt die Schritte und die wichtigsten Regeln in Deutschland.
Verspätete Zahlungen schon mit der Rechnung verhindern
Viele Rechnungen werden spät bezahlt, weil sie unklar sind. Nennen Sie das Zahlungsziel als Kalenderdatum, führen Sie die Leistungen klar auf, geben Sie alle Zahlungsdaten an und bieten Sie einfache Zahlungswege wie Überweisung mit Zahlungslink an. Vereinbaren Sie bei größeren Aufträgen vor Arbeitsbeginn eine Anzahlung.
Ein fester Mahnplan
Legen Sie vorab fest, wann und wie Sie erinnern, damit es nicht von Laune oder freier Zeit abhängt:
- Eine freundliche Zahlungserinnerung wenige Tage nach Fälligkeit.
- Eine erste Mahnung etwa ein bis zwei Wochen später.
- Eine letzte Mahnung mit Frist und Ankündigung weiterer Schritte.
- Übergabe an ein Inkassounternehmen oder das gerichtliche Mahnverfahren.
Verzug, Zinsen und Pauschale in Deutschland
Nach § 286 BGB kommt ein Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug; Verbraucher nur, wenn die Rechnung darauf hingewiesen hat. Ab dann gelten gesetzliche Verzugszinsen: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Verbrauchern und 9 Prozentpunkte bei Geschäftskunden (§ 288 BGB).
Geschäftskunden im Verzug schulden zusätzlich eine Pauschale von 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB). Ob Sie sie geltend machen, ist eine unternehmerische Entscheidung; bei wiederholt säumigen Kunden ist es oft sinnvoll.
Zahlungserinnerungen automatisieren
Die meisten Buchhaltungsprogramme verschicken Erinnerungen automatisch an festen Tagen und halten den Status fest. Mit dem CRM verbunden sieht der Vertrieb vor einem neuen Auftrag, wer im Rückstand ist. Persönliche Anrufe bei wichtigen Kunden bleiben Aufgabe eines Menschen.
Wann Sie eskalieren
Bleibt die letzte Mahnung unbeantwortet, entscheiden Sie zwischen Inkasso und dem gerichtlichen Mahnverfahren, das sich in Deutschland online beantragen lässt. Wägen Sie bei kleinen Beträgen die Kosten gegen die Aussicht auf Zahlung ab und entscheiden Sie einheitlich.
Beispiel: Anzahlungen für Veranstaltungen in Gastronomie und Hotellerie
Restaurants und Hotels vermeiden Zahlungsprobleme bei Veranstaltungen, indem sie bei der Buchungsbestätigung eine Anzahlung verlangen und den Rest direkt nach der Veranstaltung abrechnen. Die Anzahlungsrechnung entsteht automatisch mit der Bestätigung, und eine Erinnerung geht hinaus, wenn sie nicht innerhalb der vereinbarten Frist bezahlt wird.
Häufige Fragen
- Muss ich mahnen, bevor ich Zinsen verlange?
- Nicht immer. Verzug kann automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung eintreten, bei Verbrauchern nur mit Hinweis auf der Rechnung. Eine Erinnerung ist für die Kundenbeziehung trotzdem sinnvoll.
- Darf ich Mahngebühren verlangen?
- Sie können die tatsächlichen Kosten des Verzugs geltend machen. Bei Geschäftskunden gilt die Pauschale von 40 €; pauschale Mahngebühren gegenüber Verbrauchern müssen den tatsächlichen Kosten entsprechen.
- Ist das eine Rechtsberatung?
- Nein. Es ist ein Überblick über gängige Regeln. Bei Streitfällen oder größeren Beträgen ziehen Sie eine Anwaltskanzlei oder ein Inkassounternehmen hinzu.
Quellen
Nennen Sie uns Ihr Buchhaltungsprogramm und Ihr CRM. Wir richten automatische Zahlungserinnerungen ein und zeigen säumige Kunden dort an, wo Ihr Team arbeitet.
Mahnwesen automatisieren