E-Rechnungspflicht: Fristen bis 2028 und wie Sie Rechnungen automatisieren
Viele Unternehmen beschäftigen sich mit Rechnungsautomatisierung, weil die E-Rechnung ohnehin kommt. Seit 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zur Ausstellung folgt gestaffelt 2027 und 2028. Wer die Umstellung nutzt, um den ganzen Rechnungsablauf zu automatisieren, spart danach jeden Monat Arbeitszeit. Dieser Überblick ersetzt keine Steuerberatung.
Die Fristen im Überblick
Die Regeln betreffen Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Nach den Angaben der IHK Region Stuttgart gilt:
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer und Vereine. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür vorerst.
- 2025 und 2026: Papierrechnungen bleiben erlaubt, andere elektronische Rechnungen wie PDF per E-Mail nur mit Zustimmung des Empfängers.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle inländischen B2B-Leistungen.
Was als E-Rechnung zählt – und was nicht
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den eine Software lesen kann. Zulässig sind laut Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2024 unter anderem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein einfaches PDF per E-Mail ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“.
Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Endverbraucher, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
Den Rechnungsablauf automatisieren
Die Pflicht ist ein guter Anlass, den ganzen Ablauf anzusehen, nicht nur das Format. Bei eingehenden Rechnungen lohnt sich: ein eigenes Postfach für Rechnungen, automatische Weiterleitung in die Buchhaltungssoftware, Zuordnung zu Bestellung oder Lieferant und Freigabe durch die zuständige Person. Bei ausgehenden Rechnungen: Rechnung automatisch aus Shop, CRM oder Projektabschluss erzeugen und im richtigen Format versenden.
Verbreitete Buchhaltungsprogramme wie DATEV, lexoffice oder sevDesk unterstützen E-Rechnungsformate; welche Funktionen Ihre Version bietet, prüfen Sie beim Anbieter. Die Automatisierung verbindet diese Programme mit Shop, CRM und Postfach – genau dort entstehen heute die meisten manuellen Schritte.
Was die Automatisierung kostet und bringt
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen: Rechnungen pro Monat × Minuten für Abtippen, Zuordnen und Nachfragen ÷ 60 × Stundenkosten. Bei 200 Eingangsrechnungen und 5 Minuten je Rechnung sind das über 16 Stunden im Monat.
Bei uns beginnt die Automatisierung eines Prozesses ab 600 €, ein Paket aus drei bis fünf Prozessen – etwa Rechnungseingang, Rechnungsausgang aus dem Shop und Mahnwesen – ab 2.000 €. Die steuerliche Bewertung bleibt bei Ihrer Steuerberatung.
Häufige Fragen
- Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
- Nein, Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen aber seit 2025.
- Reicht ein PDF, das ich per E-Mail verschicke?
- Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. In der Übergangszeit ist es mit Zustimmung des Empfängers noch erlaubt; spätestens ab 2028 brauchen Sie im B2B-Bereich ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.
- Kann ich Rechnungen aus Shopify automatisch als E-Rechnung erzeugen?
- Das ist über Apps oder eine Anbindung an Ihre Buchhaltungssoftware möglich. Welche Lösung passt, hängt davon ab, ob Sie an Unternehmen, Verbraucher oder beide verkaufen.
Quellen
Beschreiben Sie, woher Ihre Rechnungen kommen und welche Buchhaltungssoftware Sie nutzen. Wir schlagen einen automatisierten Ablauf vor und nennen einen Festpreis.
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