ERP für kleine Unternehmen: Wann es sich lohnt und wie Sie das passende finden
Viele kleine Unternehmen arbeiten mit einer Mischung aus Tabellen, Rechnungsprogramm, Shop und E-Mail. Das funktioniert, bis Aufträge, Lager und Rechnungen nicht mehr zusammenpassen und jemand täglich Daten abgleicht. Ein ERP-System bündelt diese Abläufe. Dieser Artikel hilft zu entscheiden, ob Sie eines brauchen, und wie Sie das passende auswählen, ohne sich zu übernehmen.
Anzeichen, dass Tabellen nicht mehr reichen
Ein ERP lohnt sich meist, wenn mehrere dieser Punkte zutreffen:
- Lagerbestände stimmen nicht mit der Realität überein, es wird verkauft, was nicht da ist.
- Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen werden in verschiedenen Programmen mehrfach erfasst.
- Niemand weiß ohne Nachfragen, welcher Auftrag wo steht.
- Monatsabschluss und Übergabe an die Steuerkanzlei dauern Tage.
- Mehrere Vertriebskanäle wie Shop, Marktplätze und Außendienst sollen zusammenlaufen.
Cloud oder eigener Server, und was es kostet
Für kleine Unternehmen sind Cloud-ERP-Systeme heute meist die bessere Wahl: keine eigene Server-Wartung, Updates inklusive, Abrechnung pro Nutzer und Monat. Achten Sie auf Hosting in der EU, einen Auftragsverarbeitungsvertrag und Datenexport, falls Sie später wechseln. Eigene Server lohnen sich vor allem bei besonderen Anforderungen an Datenhaltung oder Anpassung.
Die größten Kosten entstehen selten bei den Lizenzen, sondern bei der Einführung: Datenübernahme, Einrichtung der Abläufe, Schnittstellen und Schulung. Rechnen Sie über drei Jahre und fragen Sie nach Kosten für zusätzliche Module und Nutzer.
Pflichtanforderungen für Deutschland
Unabhängig vom Anbieter sollte ein ERP in Deutschland diese Punkte erfüllen:
- E-Rechnungen empfangen, und ab 2027 beziehungsweise 2028 auch ausstellen, in Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD.
- GoBD-konforme Belegablage und Unveränderbarkeit.
- Anbindung an DATEV oder Export für die Steuerkanzlei.
- Anbindung an Shop, Marktplätze, Versanddienstleister und Kassensystem, je nach Geschäft.
Auswahl in fünf Schritten
Bei Auswahl, Datenübernahme und Schnittstellen zu Shop, CRM und DATEV unterstützen wir im Rahmen unserer Beratung ab 60 € pro Stunde und der Automatisierung ab 600 €.
- Abläufe aufschreiben: von der Anfrage über Auftrag, Lager und Versand bis zur Rechnung.
- Muss- und Kann-Anforderungen trennen; maximal zehn Muss-Kriterien.
- Drei Systeme mit Ihren echten Abläufen und Daten vorführen lassen, nicht mit Standarddemos.
- Gesamtkosten über drei Jahre inklusive Einführung und Schnittstellen vergleichen.
- Mit einem Bereich starten und schrittweise erweitern.
Häufige Fragen
- Ab welcher Größe lohnt sich ein ERP?
- Nicht die Mitarbeiterzahl entscheidet, sondern die Zahl der Abläufe und Systeme, die zusammenpassen müssen. Ein Händler mit fünf Mitarbeitern und drei Verkaufskanälen braucht eher ein ERP als ein Beratungsbüro mit zwanzig.
- Kann ein CRM das ERP ersetzen?
- Nein. Ein CRM steuert Kunden und Vertrieb, ein ERP Aufträge, Lager, Einkauf und Rechnungen. Beide lassen sich verbinden.
- Wie lange dauert eine ERP-Einführung?
- Für kleine Unternehmen mit klaren Abläufen oft einige Wochen bis wenige Monate. Am längsten dauern meist Datenbereinigung und Entscheidungen über Abläufe.
Quellen
Beschreiben Sie uns Ihre Abläufe und Systeme. Wir sagen Ihnen, ob ein ERP sinnvoll ist, welche Systeme in Frage kommen und was die Einführung kostet.
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