Newsletter und E-Mail-Automatisierung DSGVO-konform: Einwilligung, Tracking, Strecken
Automatisierte E-Mails gehören zu den wirtschaftlichsten Marketingkanälen: Willkommensserie, Erinnerung an abgebrochene Anfragen, Nachfassen nach dem Kauf. Gleichzeitig ist E-Mail-Werbung in Deutschland streng geregelt, und viele Newsletter verstoßen unbemerkt gegen DSGVO, UWG oder TDDDG. Dieser Artikel zeigt, wie Sie automatisieren, ohne Abmahnungen zu riskieren.
Die Grundregel: Werbung nur mit Einwilligung
Werbe-E-Mails ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung gelten nach § 7 Abs. 2 UWG als unzumutbare Belästigung. Die Einwilligung muss freiwillig und für einen bestimmten Zweck erteilt werden, und Sie müssen sie nachweisen können (Art. 7 DSGVO). In der Praxis hat sich dafür das Double-Opt-in durchgesetzt: Anmeldung im Formular, Bestätigungslink per E-Mail, Protokoll mit Zeitpunkt und Text der Einwilligung.
Koppeln Sie die Einwilligung nicht an etwas anderes, etwa an den Download eines Leitfadens, ohne klar zu sagen, dass damit ein Newsletter verbunden ist, und ohne eine echte Wahl zu lassen.
Die Ausnahme für Bestandskunden
Nach § 7 Abs. 3 UWG dürfen Sie Kunden, deren E-Mail-Adresse Sie im Zusammenhang mit einem Verkauf erhalten haben, ohne Einwilligung Werbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen schicken, wenn der Kunde nicht widersprochen hat und bei der Erhebung und in jeder E-Mail klar auf das jederzeitige Widerspruchsrecht hingewiesen wird. Für Interessenten ohne Kauf gilt diese Ausnahme nicht.
Tracking in E-Mails
Öffnungsraten werden meist mit einem unsichtbaren Zählpixel gemessen, das beim Öffnen vom Server geladen wird. Das ist ein Zugriff auf das Endgerät im Sinne von § 25 TDDDG und braucht nach überwiegender Auffassung eine Einwilligung, die über die bloße Newsletter-Anmeldung hinausgeht. Bitten Sie bei der Anmeldung ausdrücklich um Einwilligung in die Auswertung oder verzichten Sie auf personenbezogenes Tracking.
Sinnvolle automatische Strecken
Diese Strecken bringen bei kleinen Unternehmen oft am meisten:
- Willkommensserie nach der Anmeldung: wer Sie sind, die drei wichtigsten Inhalte, ein Angebot.
- Nachfassen nach einer Anfrage ohne Rückmeldung, an Bestandskontakte im Rahmen des Vertrags.
- Nach dem Kauf: Anleitung, Bitte um Bewertung, später passende Ergänzungen im Rahmen von § 7 Abs. 3 UWG.
- Reaktivierung inaktiver Abonnenten, danach Abmeldung, wenn keine Reaktion kommt.
Werkzeuge und Kosten
Nutzen Sie ein Newsletter-Werkzeug mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Hosting in der EU, Double-Opt-in, Einwilligungsprotokoll und Abmeldelink in jeder E-Mail. Verbinden Sie es mit CRM, Shop und Website-Formularen, damit Einwilligungen und Abmeldungen überall gleich sind. Die Einrichtung von Anmeldestrecke, Automatisierungen und CRM-Anbindung beginnt bei uns bei 600 €.
Häufige Fragen
- Darf ich gekaufte E-Mail-Adressen anschreiben?
- Nein. Für gekaufte Adressen fehlt Ihnen in aller Regel eine wirksame Einwilligung; Werbung an sie ist unzulässig.
- Darf ich Visitenkarten von Messen in den Newsletter übernehmen?
- Nur mit Einwilligung. Eine Visitenkarte ist keine Einwilligung in Werbe-E-Mails.
- Wie lange muss ich Einwilligungen speichern?
- So lange, wie Sie die E-Mails versenden, und darüber hinaus so lange, wie Sie die Einwilligung nachweisen müssen. Nach einer Abmeldung halten Sie die Adresse nur noch in einer Sperrliste.
Quellen
Nennen Sie uns Ihr Newsletter-Werkzeug, Ihr CRM und wie Kontakte heute in den Verteiler kommen. Wir richten Anmeldung, Strecken und Tracking rechtssicher ein.
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