CRM-Datenmigration: Kontakte und offene Vorgänge kontrolliert übernehmen
Die neue CRM-Oberfläche ist sichtbar. Die schwierigere Arbeit steckt häufig in den Daten: doppelte Kontakte, unklare Zuständigkeiten und offene Vorgänge ohne verlässliche Zuordnung. Unser Ablauf behandelt die Migration als überprüfbare Übergabe. Er ist eine Arbeitsvorlage; Formate und Importmöglichkeiten müssen Sie mit dem konkreten Quell- und Zielsystem abgleichen.
Den Umfang vor dem Export festlegen
Listen Sie die benötigten Datentypen auf: Unternehmen, Kontakte, offene Verkaufschancen, Aufgaben, Notizen und gegebenenfalls Anhänge. Entscheiden Sie je Typ, was aktiv übernommen, separat archiviert oder nach einer freigegebenen Aufbewahrungsregel behandelt wird. Klären Sie Zugriff und Ablageort der Exportdateien; ein Export ist keine Entscheidung, alles unbegrenzt weiterzuführen.
- Datentyp, Anzahl und Datum des Ausgangsbestands.
- Fachlich verantwortliche Person und gewünschte Behandlung.
- Abhängigkeiten zwischen Unternehmen, Kontakten und Vorgängen.
- Zugriffsberechtigte und geschützter Ablageort.
Eine Feldzuordnung mit Beispielen schreiben
Unsere Vorlage enthält Quellfeld, Bedeutung, Beispielformat, Zielfeld, Umwandlungsregel und Verhalten bei leerem Wert. Schreiben Sie nicht nur Name zu Name: Ein vollständiger Name in der Quelle passt nicht automatisch in getrennte Felder. Beispiel Status: Ein alter Wert wie in Arbeit braucht eine fachliche Zuordnung zu einer neuen Verkaufsphase. Halten Sie Sonderfälle fest, statt sie beim Import still zu überspringen.
- Pflichtfelder und zulässige Zielwerte klären.
- Datums-, Zahlen- und Telefonnummernformate definieren.
- Unklare Statuswerte fachlich entscheiden lassen.
- Quell-ID zur Nachverfolgung erhalten, soweit unterstützt.
- Nicht umwandelbare Werte in einer Ausnahmeliste dokumentieren.
Dubletten nicht nur nach dem Namen zusammenführen
Ein gleicher Nachname beweist nicht dieselbe Person. Auch eine E-Mail-Adresse kann ein gemeinsames Postfach sein. Definieren Sie Matching-Regeln je Datentyp und lassen Sie unklare Treffer prüfen. Halten Sie fest, welcher Datensatz bei widersprüchlichen Werten Vorrang hat und wie Aufgaben und Notizen zugeordnet werden. Weniger Kontakte bei falsch zugeordneten Vorgängen sind keine erfolgreiche Bereinigung.
Eine repräsentative Stichprobe importieren
Testen Sie bewusst ein Unternehmen mit mehreren Ansprechpartnern, eine offene Verkaufschance, einen Kontakt ohne Telefon, Sonderzeichen und einen bekannten Dublettenfall. Lassen Sie die späteren Nutzer Unternehmen, Kontakt, Aufgabe und Vorgang im Zielsystem öffnen. Stimmen Zuständigkeit, Betrag und Status? Vergleichen Sie Quell- und Zielzahlen und erklären Sie jede ausgelassene Zeile. Eine Importstatistik allein ersetzt diese fachliche Abnahme nicht.
Wechsel und Rückfallplan vereinbaren
Legen Sie ein Zeitfenster fest, in dem Änderungen an der Quelle begrenzt oder separat erfasst werden. Planen Sie die Importreihenfolge entsprechend den Beziehungen. Klären Sie, wer einen Abbruch entscheidet, wie der letzte verlässliche Stand wiederhergestellt wird und was mit inzwischen neuen Vorgängen passiert. Prüfen Sie vor Freigabe Benachrichtigungen und Automationen: Ein Import soll nicht unerwartet Kunden anschreiben oder Aufgaben mehrfach erzeugen.
Die erste Arbeitswoche begleiten
Benennen Sie einen Ansprechpartner für Fehler und führen Sie ein Protokoll mit Datensatz, erwartetem Zustand, beobachtetem Zustand und Entscheidung. Beheben Sie wiederkehrende Probleme an der Regel, statt Datensätze immer wieder einzeln zu ändern. Das Übergabepaket enthält Feldzuordnung, Dublettenentscheidungen, Testergebnisse, offene Ausnahmen und Verantwortliche für Nacharbeiten. Fertig ist die Übergabe, wenn das Team mit den benötigten Vorgängen zuverlässig arbeiten kann.
Häufige Fragen
- Reicht ein CSV-Export?
- Das hängt von Systemen und Daten ab. Prüfen Sie Beziehungen, Notizen, Aufgaben und Anhänge gesondert. Eine Kontaktliste kann korrekt importiert sein, während wichtige Zusammenhänge fehlen.
- Vor oder nach dem Import bereinigen?
- Definieren Sie zuerst die Regeln. Testen Sie dann, wo Quelle oder Ziel eine verlässliche Bereinigung unterstützen. Unklare Fälle brauchen eine dokumentierte Entscheidung.
- Wie lange dauert der Wechsel?
- Eine belastbare Schätzung braucht Bestandsliste, Systemprüfung und Testimport. Datenqualität und Beziehungen sind oft wichtiger als die reine Kontaktzahl.
- Muss der Vertrieb am Test teilnehmen?
- In unserem Ablauf ja. Die späteren Nutzer prüfen ihre echten Vorgänge. Technische Importstatistiken ersetzen das nicht.
Nennen Sie Quell- und Zielsystem sowie benötigte Datentypen. Wir können Bestandsaufnahme, Testimport und Abnahmekriterien gemeinsam mit Ihrem Team planen.
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