Automatische Terminerinnerungen: weniger No-Shows per E-Mail, SMS oder WhatsApp
Jeder nicht wahrgenommene Termin ist verlorene Arbeitszeit: in der Praxis, in der Werkstatt, im Salon, in der Beratung. Die meisten Kunden vergessen Termine einfach. Eine automatische Erinnerung mit einem einfachen Absagelink senkt Ausfälle spürbar und gibt Ihnen die Chance, den frei gewordenen Termin neu zu vergeben.
Welcher Kanal wann passt
Bewährt hat sich eine Kombination aus Bestätigung bei der Buchung und Erinnerung am Vortag:
- E-Mail: günstig und gut für Bestätigungen mit Details, wird aber oft spät gelesen.
- SMS: hohe Lesequote, kostet pro Nachricht, kurz und direkt.
- WhatsApp: hohe Lesequote und Rückfragen möglich, über die Business-API mit freigegebenen Vorlagen und Kosten pro Nachricht.
- Anruf durch einen Telefonassistenten: für ältere Kunden oder teure Termine.
Was in die Erinnerung gehört
Datum, Uhrzeit, Ort mit Link zur Anfahrt, was mitzubringen ist und ein Link zum Absagen oder Verschieben. Der Absagelink ist der wichtigste Teil: Wer leicht absagen kann, sagt ab, statt einfach nicht zu kommen. Geben Sie den Termin danach automatisch frei oder an eine Warteliste weiter.
Haben Sie eine Ausfallgebühr vereinbart, erinnern Sie freundlich an die Stornofrist. Die Gebühr muss vorher wirksam vereinbart sein; die Erinnerung ersetzt das nicht.
Anbindung und Datenschutz
Erinnerungen laufen automatisch, wenn sie direkt aus Ihrem Buchungssystem, Kalender oder Praxis- und Werkstattprogramm ausgelöst werden. Viele Systeme können das selbst; sonst verbinden wir sie mit Werkzeugen wie n8n oder Make und einem SMS- oder WhatsApp-Anbieter.
Für Erinnerungen an gebuchte Termine ist der Vertrag mit dem Kunden die Rechtsgrundlage; Werbung darf darin nicht stecken. Nennen Sie in der Datenschutzerklärung die eingesetzten Dienste, schließen Sie Auftragsverarbeitungsverträge und schreiben Sie keine Gesundheitsdetails in SMS oder WhatsApp, etwa bei Arztpraxen nur „Ihr Termin morgen um 10 Uhr“.
Kosten
Laufende Kosten entstehen pro SMS oder WhatsApp-Nachricht und für das Buchungssystem. Ihnen steht jeder wieder vergebene Termin gegenüber. Die Einrichtung automatischer Erinnerungen mit Absagelink und Anbindung an Ihr System beginnt bei uns bei 600 €.
Häufige Fragen
- Wann sollte die Erinnerung verschickt werden?
- Bewährt hat sich der Vortag, bei langen Vorlaufzeiten zusätzlich eine Erinnerung eine Woche vorher. Zu frühe Erinnerungen werden vergessen, zu späte lassen keine Zeit zur Neuvergabe.
- Brauche ich eine Einwilligung für Terminerinnerungen?
- Für die Erinnerung an einen gebuchten Termin ist der Vertrag die Grundlage. Für Werbenachrichten brauchen Sie dagegen eine Einwilligung.
- Funktioniert das mit unserem Kalender?
- Mit den meisten Kalendern und Buchungssystemen ja, entweder direkt oder über eine Automatisierungsplattform.
Quellen
Nennen Sie uns Ihr Buchungs- oder Kalendersystem und wie oft Termine ausfallen. Wir richten Erinnerungen ein und rechnen aus, was sie sparen.
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