Обов'язкові е-рахунки в Німеччині: строки до 2028 року і як автоматизувати рахунки
Багато компаній, що працюють у Німеччині, беруться за автоматизацію рахунків, бо е-рахунки все одно стають обов'язковими. З 2025 року всі німецькі компанії мають вміти їх отримувати; обов'язок виставляти вводиться поетапно у 2027 і 2028 роках. Якщо використати перехід, щоб автоматизувати весь процес, після цього щомісяця економиться робочий час. Огляд не є податковою консультацією.
Строки коротко
Правила стосуються рахунків між компаніями всередині Німеччини (B2B). За даними IHK Штутгарта:
- З 1 січня 2025: усі компанії мають вміти отримувати е-рахунки, включно з малим бізнесом і об'єднаннями. Поки що достатньо поштової скриньки.
- 2025 і 2026: паперові рахунки дозволені; інші електронні, як-от PDF поштою, — лише за згодою отримувача.
- З 1 січня 2027: компанії з оборотом понад €800 000 за попередній рік мають виставляти е-рахунки.
- З 1 січня 2028: обов'язок діє для всіх B2B-поставок у Німеччині.
Що вважається е-рахунком, а що ні
Е-рахунок — це структурований набір даних за європейським стандартом EN 16931, який може прочитати програма. Згідно з листом Мінфіну Німеччини від 15 жовтня 2024 року, допустимі, зокрема, XRechnung і ZUGFeRD від версії 2.0.1. Звичайний PDF поштою з 2025 року вже не є е-рахунком.
Винятки, зокрема: рахунки кінцевим споживачам, рахунки на суму до €250 і проїзні документи. Малий бізнес за німецьким правилом Kleinunternehmer не мусить виставляти е-рахунки, але має вміти їх отримувати.
Як автоматизувати процес рахунків
Нова вимога — добра нагода переглянути весь процес, а не лише формат. Для вхідних рахунків варто мати окрему скриньку, автоматичну передачу в бухгалтерську програму, прив'язку до замовлення чи постачальника й погодження відповідальною особою. Для вихідних — автоматично формувати рахунок з магазину, CRM чи після завершення проєкту й надсилати в потрібному форматі.
Поширені бухгалтерські програми в Німеччині, як-от DATEV, lexoffice чи sevDesk, підтримують формати е-рахунків; які функції має ваша версія, уточніть у постачальника. Автоматизація з'єднує їх з магазином, CRM і поштою — саме там зараз найбільше ручної роботи.
Скільки коштує автоматизація і що дає
Порахуйте на своїх даних: рахунків на місяць × хвилини на введення, зіставлення й уточнення ÷ 60 × вартість години. При 200 вхідних рахунках по 5 хвилин це понад 16 годин на місяць.
В Onravetoni автоматизація одного процесу — від €600, пакет з 3–5 процесів (наприклад, вхідні рахунки, вихідні з магазину й нагадування про оплату) — від €2 000. Податкову оцінку дає ваш податковий консультант.
Часті питання
- Чи мусить малий бізнес виставляти е-рахунки?
- Підприємці за правилом Kleinunternehmer звільнені від виставлення, але з 2025 року мають вміти отримувати е-рахунки.
- Чи достатньо PDF поштою?
- Звичайний PDF не є е-рахунком. У перехідний період він дозволений за згодою отримувача; найпізніше з 2028 року в B2B потрібен структурований формат, як-от XRechnung чи ZUGFeRD.
- Чи можна автоматично формувати е-рахунки з Shopify?
- Так, через застосунки або інтеграцію з бухгалтерською програмою. Рішення залежить від того, кому ви продаєте: компаніям, споживачам чи обом.
Джерела
Опишіть, звідки надходять рахунки і яку бухгалтерську програму ви використовуєте. Запропонуємо автоматизований процес і назвемо фіксовану ціну.
Обговорити автоматизацію рахунків